Автоматизация бизнеса. Что это нам даст?

 

Автоматизация бизнеса – важнейшая составляющая управления бизнесом в 21-ом веке, которая в случае правильного и грамотного внедрения дает необычайные преимущества. Сегодня в Армении даже маленькие компании предпринимают шаги к автоматизации бизнеса. Одна из причин этого – растущая конкуренция, равно как и законодательные изменения, связанные с требованием распечатки списка приобретенных товаров в кассовом чеке. Чем больше предприятий начинают думать об автоматизации всевозможных бизнес-процессов, тем больше высказывается самых разных мнений на эту тему. Например, что автоматизация или системы управления бизнесом и программные пакеты необходимы только крупным компаниям. Да, крупным нужно, и даже необходимо было вчера, еще 10 лет назад. Те крупные компании, в которых более 100 работников, но где не применяется автоматизированное управление, не в состоянии полноценно контролировать персонал и бизнес-процессы, равно как и не имеют возможности наиболее продуктивно использовать ресурсы, и постепенно уступят свое место конкурентам. Однако, не будем забывать, что малые и средние предприятия также должны думать об автоматизации, так как иначе им не достичь успеха. На самом деле необходимость автоматизации малых предприятий даже больше, поскольку она способна сократить использование ресурсов в продажах, управлении складами, в ведении документации, в обслуживании клиентов и в иных существующих в сферах бизнеса операциях, потребность в чем чрезвычайно велика в малом и среднем бизнесе. Бытует также распространенное мнение, что автоматизация бизнеса – дорогостоящая инвестиция и во многих случаях может даже не оправдать затраты. На самом деле это весьма субъективное мнение, которое высказывают предприниматели и бизнесмены, не достигшие успеха при автоматизации своего бизнеса. Поэтому-то, прежде чем автоматизировать бизнес, руководители предприятия должны изучить все те ведомства, узлы и бизнес-процессы, где действительно есть нужда в автоматизации.

Такое мнение может возникнуть и в результате работы недобросовестных IT поставщиков; нужно быть осторожным в этом вопросе и тщательнее выбирать партнеров, которые будут осуществлять внедрение системы управления.

Многие, и в особенности удачливые предприниматели, прежде чем вложиться в какой-нибудь проект, задаются вопросом: «Что это мне даст?». Обычно, задавая этот вопрос, грамотный предприниматель ожидает не только повышения доходности и сокращения расходов. Какую же пользу приносит автоматизация бизнеса и бизнес-процессов?

• Сокращение затрат на бизнес-операции
• Ощутимое ускорение бизнес-процессов, их оптимизация, усовершенствование
• Повышение продуктивности управления предприятием
• Уменьшение рисков при управлении предприятием
• Контроль за каждым сотрудником
• Ускорение работы отделов предприятия за счет обмена информацией, коммуникации между ними
• Уменьшение расходов человеческих ресурсов (персонала) за счет более продуктивного использования рабочего времени
• Возможность объективной оценки работников
• Исключение возможности утери рабочей информации и документов
• Уменьшение влияния человеческого фактора, снижение его отрицательного воздействия на бизнес, исключение вероятности ошибок
• Обеспечение безопасности и секретности данных; каждый сотрудник работает в индивидуальном режиме ограниченного доступа к данным
• Улучшение качества обслуживания клиентов
• Уменьшение очередей
• Учет прибыльности заказов и сделок
• Быстрое и безошибочное оформление документов покупателей, партнеров и поставщиков
• Планирование и управление финансовых средств
• Планирование, управление и контроль продаж
• Улучшение бизнес-процессов управления товарами, складами и логистикой, резкое уменьшение рисков потери и путаницы товаров
• Улучшение процесса поставок
• Освобождение руководящего состава от возни с документацией и решения рутинных задач и, как результат, возможность сосредоточиться на решении задач стратегического значения
• Возможность оперативного получения отчетов и ключевого показателя эффективности KPI в любой отрезок времени в самых разных звеньях бизнеса

Что такое система автоматизации управления бизнесом

Автоматизированные системы управления бизнесом – всем известные программные пакеты, средства и сервисы программного обеспечения, в общем, IT технологии, которые применяют для сокращения и облегчения рутинной работы. Любая автоматизированная система управления предусматривает сбор и хранение данных или информации, их анализ, осуществление расчетов в том виде, объеме или формате, который требуется руководству или ведомственному специалисту для последующих решений. Примерами автоматизированных систем управления бизнесом могут быть системы торговли и складов, интернет-магазинов, CRM система, ERP система и пр. Например, если в CRM систему ввести информацию о потенциальных клиентах и контактах, отметить, на каком этапе переговоров находится каждый из них, а также ввести полученную в результате переговоров и сделок информацию, то станет возможным в системе управления продажами моментальное получение воронки продаж, которая, накапливая некоторые статистические данные, даст возможность руководителю делать прогнозы относительно продаж. Полученная в результате введения данных воронка продаж – своеобразный вид отчетности, который позволяет как делать прогнозы, так и контролировать продажи и менеджеров продаж. Так автоматизированная система управления работает и в других случаях. Скажем, руководитель может в любой момент получить любую информацию о состоянии предприятия: какая сумма лежит на счетах или в кассе, какова задолженность предприятия и сколько должны ему, насколько прибыльны продажа того или иного вида товаров или выполняемый проект, сколько холодных звонков выполнили работники отдела продаж, насколько продуктивно использование ресурса тем или иным сотрудником и пр.

При выборе и внедрении автоматизированной системы бизнесмены  и руководители обязательно должны обращать внимание на узкую специализацию автоматизированных систем или их ведомственных решений и их функциональные возможности. Говоря о ведомственных решениях имеем в виду, что та же CRM или ERP система должна быть различна для организаций, занимающихся торговлей, или стоматологией, или медициной, или недвижимым имуществом. Ниже представлены некоторые примеры ведомственных решений.

• Автоматизация бизнеса оптовой торговли
• Автоматизация дистрибуции, или бизнеса службы доставок
• Автоматизация производства с фиксированным количеством выхода продукции
• Автоматизация бизнеса розничной торговли
• Автоматизация бизнеса розничной продажи одежды
• Автоматизация бизнеса производства лекарств
• Автоматизация аптечного бизнеса
• Автоматизация стоматологического или здравоохранительного бизнеса
• Автоматизация гостиничного бизнеса
• Автоматизация ресторанного бизнеса
• Автоматизация бизнеса агентства недвижимости
• Автоматизация бизнеса, работающего на клубно-абонементном принципе (спортивные клубы, МАФ клубы и т.д.)
• Автоматизация бизнеса учебных центров в образовательной сфере
• Автоматизация работы туристических агентов или операторов

При автоматизации почти всех выше перечисленных видов бизнеса более высока будет рентабельность, если применять системы управления человеческими ресурсами, HR и CRM системы управления взаимоотношениями с клиентами или их соответствующими модулями.

 

Дополнительно можно прочитать

• Что такое бизнес-процесс
• Управление бизнесом. Осевые KPI показатели рентабельности
• Как прибыльно управлять бизнесом
• Внедрение CRM систем. Как продуктивно осуществить внедрение?
• HR управление человеческими ресурсами, автоматизация подразделения ЧР или программное обеспечение