Բիզնես պրոցեսի կամ գործընթացի մշակում.
նկարագրում և փաստաթղթավորում
Բիզնես գործընթացների փաստաթղթավորման և նկարագրման ընդունված տարբերակ է, երբ բիզնես գործընթացը ներկայացվում է բլոկ սխեմաների և աղյուսակային բլոկ սխեմաների ընկալման համար առավել պարզ տեսքով: Սակայն նախքան բիզնես պրոցեսի բլոկ սխաման և սխեմայի դետալները գծելը, անհրաժեշտ է կարողանալ պատկերացնել կամ ստեղծել ընդհանուր պատկեր. ով կամ ովքեր են մասնակցում պրոցեսին, ինչպես են համագործակցում միմյանց և շրջակա աշխարհի հետ և այլն: Դա շատ ավելի կարևոր է առավել բարդ պրոցեսների դեպքում, երբ մասնակցում են բազմաթիվ ստորաբաժանումներ և աշխատակիցներ: Այդ պատճառով բիզնես պրոցեսները անհրաժեշտ է նկարագրել ստանդարտացված՝ օգտագործելով պրոցեսների ստանդարտ ձևեր և քարտեզներ: Նկարագրման գործում առաջին քայլը պետք է լինի պրոցեսների փոխկապակցվածության քարտեզի մշակումը:
Բիզնես պրոցեսի նկարագրումը պետք է բաղկացած լինի հետևյալ քայլերից.
1. Բիզնես պրոցեսի ստանդարտ և յուրահատուկ ձևեր –պրոցեսի նկարագրման համար կիրառվում է տիպային օրինակ, որպեսզի տարբեր մարդիկ միատեսակ կամ ստանդարտացված կերպով ֆիքսեն տարբեր պրոցեսներ
2. Բիզնես պրոցեսի քարտեզ –բիզնես գործընթացի նկարագրումն է բլոկ սխեմաների տեսքով: Ստեղծված քարտեզը հնարավորություն է տալիս սինխրոնացնել օպերացիաները, հետևել ստորաբաժանումների միջև ինֆորմացիայի և փաստաթղթերի անցման ճանապարհին: Բիզնես գործընթացի քարտեզագրման ժամանակ պետք է հաշվի առնել հետևյալ հարցերը՝
- Ինչպիսի փաստաթղթով է ավարտվում աշխատանքային ցիկլը
- Ում է փոխանցվում այդ փաստաթուղթը
- Ովքեր են ներգրավված կազմակերպության ներսում և դրսից
- Ով է տալիս առաջադրանք /հանձնարարական/ պրոցեսի թողարկման համար
3. Բիզնես պրոցեսի ճանապարհային քարտեզ: Իրական բիզնես գործընթացներում շատ հաճախ մասնակցում են կազմակերպության մի քանի ստորանաժանումներ: Նաև հանդիպում են ճյուղավորված՝ զուգահեռ իրականացվող գործառույթներ, այդ իսկ պատճառով ճանապարհային քարտեզով ներկայացնելը պարզեցնում է ընկալումը: Ճանապարհային քարտեզը տրամադրում է գործընթացի տրամաբանական սխեման՝ նյութական միջոցների, մարդկանց, ֆինանսական միջոցների և ինֆորմացիոն հոսքերի շարժի վերաբերյալ:
4. Բիզնես-պրոցեսի ցուցանիշների մատրիցաներ/աղյուսակներ/ գնահատում է բիզնես պրոցեսի աշխատունակությունը, ինչպես նաև կարևորության աստիճանը: Կիրառվում է նաեւ կազմակերպության ընդհանուր գործունեության փոխկապակցվածությունը և գործընթացի ազդեցությունը գնահատելու համար:
5. Բիզնես գործընթացի բլոկ սխեմայի նախագծում: Բլոկ սխեման իրենից ներկայացնում է բիզնես պրոցեսի բոլոր մասնակիցների փոխհարաբերությունների ամբողջ շղթայի /սպառող, մատակարար, կատարող/ պարզ ընկալելի սխեմատիկ նկարագրություն:
6. Բիզնես պրոցեսների հանգույցների /հոդերի/ նկարագրում: Ձեռնարկության գործունեության բիզնես գործընթացների հանգույցները նկարագրելը ամենաբարդ խնդիրներից է, քանի որ առաջանում են կոնֆլիկտային իրավիճակներ պրոցեսների սեփականատիրոջ կամ պատասխանատուների միջև՝ համաձայնության գալու ընթացքում:
7. Բիզնես պրոցեսի նկարագրության բացվածքը կազմակերպության համար հարմար կարող է լինել ցանկացած եղանակով, սակայն պարտադիր պետք է պարունակի հետևյալ հիմնարար դրույթները.
- Բիզնես գործընթացի լիարժեք անվանումը
- Բիզնես պրոցեսի կոդը
- Բիզնես պրոցեսի հիմնական նպատակը
- Բիզնես պրոցեսի նպատակը
- Բիզնես պրոցեսի սեփականատերը
- Բիզնես պրոցեսի ղեկավարը
- Նորմատիվներ
- Բիզնես պրոցեսի մուտքը
- Բիզնես պրոցեսի ելքը
- Ռեսուրսները որոնք ներգրավված են տվյալ բիզնես պրոցեսում
- Ներքին և արտաքին մատակարարները
- Ներքին և արտաքին սպառողները
- Գործընթացի չափման պարամետրերը
- Բիզնես գործընթացի արդյունավետության ցուցանիշները
- Բիզնես գործընթացի փաստաթղթավորում
8. Բիզնես պրոցեսի ցուցանիշների /ինդիկատորներ/ սահմանումը հնարավորություն է տալիս չափել արդյունավետությունը, այդ իսկ պատճառով բիզնես գործընթացը պետք է բնութագրվի հստակ ցուցանիշներով, որոնք հնարավորություն կտան գնահատել և չափել բիզնես գործընթացի արդյունավետությունը: Բիզնես գործընթացի արդյունավետության հիմնական ցուցանիշները բաժանվում են 4 խմբի՝ որակ, իրականացման տևողություն կամ ժամանակ, քանակ, ծախսեր:
9. Բիզնես գործընթացի իրականացման կանոնակարգերի մշակում. Բիզնես գործընթացները անհրաժեշտ է ձևակերպել Բիզնես գործընթացների օպերացիաների իրականացման կանոնակարգի առանձին փաստաթղթերի տեսքով: Եթե չիրականացվի կանոնակարգերի փաստաթղթավորում հետագայում ձեռնարկության գործունեության օպտիմալացման հնարավորություն չենք ունենա:
