Управление человеческими ресурсами

Контроль посещаемости работников: бюллетень учета рабочего времени, табель

 

Посещаемость работников контролируется посредством Бюллетеня учета рабочего времени (табеля). Бюллетень учета рабочего времени – документ, который содержит сведения о рабочем времени и количестве отсутствий каждого работника в течение месяца.

Табель дает возможность

• Контролировать посещаемость работников, отсутствия и опоздания
• Контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах, как и время ухода на перерыв и возвращение с перерыва
• Следить, чтобы работники вовремя заканчивали работу и покидали рабочее место
• Подсчитывать фактически отработанное время, простой, болезни, отпуск и иное использование рабочего времени
• Регистрировать уважительные и не уважительные отсутствия на работе

Кроме упорядочивания этих вопросов табель, бюллетень учета рабочего времени является основой для начисления зарплаты, поскольку работодатель обязан рассчитывать фактически отработанное время каждого сотрудника по установленному законом порядку.

Правила ведения табеля, установленные законом:

1. Табель оформляется на бумажном или электронном носителе ежемесячно. Бумажный табель сохраняется 5 лет.
2. В табеле регистрируется

• Наименование организации
• Наименование структурного подразделения
• Имя, фамилия, должность, специальность работника
• Номер соц.карты
• Фактически отработанный отрезок времени
• Рабочее время

3. В табеле данные нового работника заполняются со дня начала работы, а предыдущие дни заполняются Х-и
4. При переходе на другую работу у того же работодателя Х-и в данном табеле отмечаются последующие дни. В табеле нового рабочего места отработанное рабочее время отмечается с дня перехода, а предыдущие дни заполняются         Х-и.
5. Работодатель по требованию работника предоставляет выписку из табеля не более чем одного последнего отработанного года.

В случае увольнения табель после последнего отработанного дня заполняется Х-и.

6. В табеле для отметки дней месяца уделяется верхняя строка, памятные, праздничные, нерабочие дни, в случае 5-дневной недели – субботы, воскресенья, 6-дневной недели – только воскресенья, при сменном графике – выходные дни отмечаются серым цветом.
7. Рабочие часы отмечаются в соответствии с отработанными согласно графику рабочими часами (например,1 час, 4 часа, 8 часов, 24 часа и т.д.), простои и командировки отмечаются словами «простой» и «командировка».
8. В обобщающей колонке табеля отмечается общее количество отработанных дней и часов.
9. Заполненный табель подотчетного месяца утверждается работодателем в первый рабочий день следующего месяца. Утвержденный табель представляется в отдел финансов и бухгалтерского учета.
10. В случае обнаружения ошибок в табеле допустивший ошибку совершает соответствующие исправления и расписывается.

 

В тех организациях, где число сотрудников велико, для облегчения контроля над дисциплиной, посещаемостью  и, в конце концов, для четкого управления персоналом необходимо применение соответствующей системы (HRMS, системы управления персоналом). А освободиться от однообразной и поглощающей время работы по заполнению табеля позволят аппараты идентификации, которые проконтролируют отработанные часы сотрудников.

Эффективными для контроля за фактической посещаемостью персонала, прихода на работу, выхода с рабочего места или при неуважительном отсутствии, равно как и для учета отработанных больше предусмотренной нормы часов, словом, для успешного управления персоналом являются идентификационные аппараты, стоимость внедрения которых несравненно ниже полученной в результате пользы.

HRMS система управления позволяет:

• Автоматический контроль рабочего времени
• Повышение производительности труда
• Повышение мотивации и ответственности сотрудников
• Сокращение времени на заполнение бюллетеня (табеля)
• Сокращение оплаты не отработанного времени
• Выявление недобросовестных работников
• Объективную оценку отработавших больше предусмотренных нормой часов сотрудников и оплату добавок
• Вместе с MSHR системой предусматриваются идентификационные приборы с магнитной картой, приборы опознания личности и идентификаторы отпечатков пальцев.

Значительная часть трат любой организации идет на трудовые ресурсы. К сожалению, большинство руководителей действующих предприятий экономят на этих важных ресурсах в вопросах оценки и эффективного использования. Так, например, в действующих в АР организациях и предприятиях, которые имеют более 50-и работников, внедрив систему управления человеческими ресурсами, дополненную оборудованием контроля рабочих часов, смогли бы ощутимо сэкономить финансовые средства и поднять производительность и эффективность работы. С целью оценки экономической эффективности внедрения системы управления человеческими ресурсами применим простой подсчет лишь опозданий сотрудников и случаев отработки меньше нормативных 8-и часов, когда на предприятии работают 100 сотрудников со средней заработной платой 120 000 драм АР. Если нет автоматизации отслеживания рабочих часов, можем предположить, что минимум половина из 100 сотрудников опаздывает хотя бы на 10 минут. Зарплата одного сотрудника за один день равна

120 000др./(8 часов×21 день)=714др.

Сумма опоздания одного дня составит

50 работников×10мин. ×714др./60мин.=5 950др.

При пятидневном рабочем режиме предприятие должно работать 251 день, то есть, в результате опозданий работников потери составят

251день×5 950др.=1 493 450драм.