Автоматизация бизнеса. Как выбрать правильную систему управления 

Автоматизация бизнеса – одна из самых актуальных тенденций в управлении и развитии бизнеса. Профессиональное программное обеспечение позволяет автоматизировать компанию. Автоматизируются многочисленные бизнес-процессы, благодаря чему руководители и собственники данного бизнеса сокращают расходы на эксплуатацию, увеличивают прибыльность, ощутимо ускоряют бизнес-процессы, повышают эффективность управления компанией.

Любая организация, которая применяет автоматизацию бизнеса, или автоматизацию системы управления, получает неоспоримое преимущество перед конкурентами. Конкурентные преимущества, однако, обусловлены тем, насколько эффективна внедренная автоматизированная система и насколько продуктивно используются функциональные возможности внедренной программной системы, равно и то, насколько грамотно представлены в данной системе современные бизнес-процессы. Сегодня на рынке АР для автоматизации бизнеса представлены пакеты программ многочисленных производителей. Цель существующих программных решений одна: автоматизация бизнеса. Однако, как это присуще любым рыночным взаимоотношениям, здесь так же много недобросовестных компаний IT-услуг. Для автоматизации бизнеса довольно значительный массив компаний IT-услуг предлагают слегка измененные импортированные из-за границы самые различные программные решения. Например, системы управления учетом, торговлей и складами, CRM систему управления взаимоотношениями с клиентами, HR систему управления человеческими ресурсами и прочие автоматизированные системы и программные решения. Однако эти импортированные программные системы в области внедрения и обслуживания могут столкнутся с большими рисками, например, законодательными, языковой локализацией, интеграцией с другими системами и технологиями и пр. Ввезенные решения имеют обычно определенную гибкость и предусматривают возможность изменений и адаптации к требованиям клиентов. Однако есть некая граница, которую эти системы не в состоянии преодолеть; гибкость ограничивает компания-производитель, которая находится за границей. Например, если иностранный производитель в своем программном пакете не предусмотрел возможность рассылки sms или e-mail. сообщений, то перепродающая организация не в состоянии решить эту проблему. Так и получается во многих случаях. Во время внедрения программы, когда дело доходит до функции пересылки сообщений, особенно продавцы росийских решений в лучшем случае предлагают … приобрести еще какую-нибудь другую программу, где посредством еxcel или xml шлюзов или мостов именные SMS сообщения связываются с отправляющей программной системой,-  а покупатель вынужден незапланированно тратить лишние средства. И это лишь один из многочисленных подобных примеров.

Заметил в последнее время еще одно проявление недобросовестного отношения, когда некая местная IT компания предлагает HR систему управления человеческими ресурсами на базе CRM системе, созданные на основе известных заграничных систем. Думаю, согласитесь, что CRM и HR – две различные бизнес-направления, настолько же, насколько различаются груша и яблоко, хоть растут они на дереве и являются фруктами. Для недобросовестной компании же, пожалуй, и груша – неплохое яблоко, когда нет первой. Что, называется, на безрыбье и рак – рыба. Правда, некоторые проблемы может решить и «груша», например, фиксацию личных данных сотрудников, их предпочтений, прежние связи. Но «груша» «яблоком» не станет: генерировать рабочий табель, фиксировать такие ЧР процессы, как посещаемость, отпуска, командировки, трудоспособность, не говоря уж о возможности взаимодействовать, скажем, с оборудованием контроля входа/выхода и т.п. она не в состоянии. В таких случаях специалисты говорят: рынок в переходном периоде, есть еще на что надеяться…

Внедряя автоматизированные системы, организации должны обращать внимание и на опыт IT компании: предоставлял ли ваш будущий поставщик действительно профессиональные решения,  имеет ли представление о тех процессах, которые присущи вашему бизнесу и пр. Например, если в вашем ведении стоматологическая клиника, то здесь необходимо учитывать не только продаваемые услуги и задолженности покупателя, но и дневник регистрации пациентов, записи на очередь, диагнозы, какая поверхность какого зуба лечилась и какой метод лечения применялся и т.д. Правильным будет отображать всю историю болезни на стоматологической карте – для представления в дальнейшем посетителю и экономии рабочего времени врача. Как и нелишним было бы применение некоторых маркетинговых CRM инструментов, скажем, когда диагностировался кариес и пациент был записан на определенный час, но не пришел, то спустя какое-то система автоматически посылает посредством SMS , например, следующий текст: «Уважаемый А.Варданян! Мы озабочены проблемой Вашего здоровья: при диагностировании было установлено, что Ваш зуб №14 – кариесный. В записанный за Вами час Вы не пришли на лечение. Надеемся, что у Вас все в порядке и Вы просто забыли. Напоминаем, что при затягивании лечения на два месяца может возникнуть опасность удаления зуба. Ждем Вашего отклика. С уважением, врач Минасян».

Предприниматель надеется в результате автоматизации бизнеса на увеличение эффективности управления предприятием, на получение определенных материальных и нематериальных дивидендов. Здесь,  кроме цены на программные пакеты, нужно учитывать и то время и ресурсы, которые потратит начинающее процесс автоматизации предприятие. В случае неудачи потери могут быть и больше, чем можно было бы предположить. Поэтому, обобщая вышесказанное, отметим, что если желаете получить пользу от автоматизации бизнеса, нельзя спешить при выборе автоматической системы управления. Нельзя ориентироваться только на стоимость внедрения, нужно обращать внимание и на бизнес-процессы и их аспекты, как, например, при внедрении CRM системы она будет взаимодействовать с уже имеющейся системой, учитывать все возможные риски, как при вертикальном, так и горизонтальном расширении.

Больше можно прочитать

• Что такое бизнес-процесс?
• HR управление человеческими ресурсами и автоматизация отдела ЧР
• Управление бизнесом посредством KPI осевых показателей эффективности
• Автоматизированные ERP системы управления бизнесом
• Как управлять бизнесом эффективно
• Внедрение CRM систем. Как осуществить внедрение эффективно